Les articles de Topdata

Créer une pétition en ligne pour sensibiliser à votre cause est aujourd'hui facile et accessible en un clic.

Les plateformes se multiplient et sont de plus en plus dynamiques.
Mais avant de vous lancer, assurez-vous que vous pourrez gérer vos pétitionnaires.

Trop nombreuses sont les associations qui rassemblent des milliers voire des dizaines de milliers de signataires, mais qui, dépassées par le manque de solution informatique, ne peuvent gérer cet afflux de sympathisants.

Imaginez le nombre de donateurs potentiels qui sont ainsi perdus !

A contrario, beaucoup de signataires seront surement déjà dans votre base et il serait malvenu de les traiter en "prospects".
D'où l'utilité d'une base de données multi-canal.

Sachez que TopDon comporte des modules d'import de données et de gestion des pétitions, parfaitement adaptés aux campagnes multi-canal. Qu'ils soient issus de mailing papier ou de plateformes internet, vous retrouvez dans votre CRM vos pétitionnaires dédoublonnés, avec une information complète sur les causes pour lesquelles ils se sont engagés.

CRM ou GRC

Le CRM (Customer Relationship Management) ou GRC en français (Gestion de la Relation Client) est une solution structurante qui permet de mieux comprendre les donateurs et les différents contacts de votre organisation :

Depuis quand est-il en contact avec l'association ou la fondation ? A quels thèmes est-il plus ou moins sensible ? Combien de dons a-t-il fait dans l'année ? Accepte-t-il d'être appelé au téléphone ? Ouvre-t-il les emails envoyés par l'association ? Vous a-t-il envoyé des courriers ? A-t-il des demandes particulières en matière de rythme ou de canal de communication ? Etc, etc, etc.

Cette somme d'informations, détaillée et facile d'accès, permet d'adapter vos communications aux demandes et comportements de vos membres.

Avec un outil CRM vous augmentez l'individualisation de la relation avec vos membres et diminuez le temps passé à gérer cette relation, grâce à des outils simples et efficaces.

Cette individualisation permet une communication personnalisée qui augmente la satisfaction des donateurs. Donc, contribue à une plus grande fidélisation.

Petites, moyennes ou grandes organisations, une solution existe pour chaque taille de structure et s'adapte à tous les budgets.

Profitez de la nouvelle version de Topdon pour vous équiper d'un outil CRM efficace et gérez au mieux votre relation donateurs et votre collecte de fonds.

Quand et comment faut-il envoyer le reçu fiscal aux donateurs ?

Janvier… mois des reçus fiscaux annuels.

Et l'occasion, peut-être, pour votre organisation de revoir sa procédure d'envoi de ces courriers certes administratifs, mais pas uniquement.

Avec cette question toute simple : quand, comment et sous quelle forme faut-il envoyer les reçus fiscaux aux donateurs ?

Après chaque don ? Le jour même de la réception du don pour choyer les grands donateurs ? Une fois par an seulement, pour regrouper tous les dons de votre donateur, qu'ils soient par chèque, carte bancaire ou prélèvement ? Par courrier ou en pdf, par e-mail ?

Il n'y a pas de règle sur ce sujet, mais des usages.

Si votre organisation émet une lettre de remerciement à chaque réception de don, et si votre donateur n'en fait pas la demande expresse, vous pouvez attendre pour lui envoyer son reçu fiscal.

A l'inverse, si vous n'avez pas intégré dans votre processus l'envoi d'une lettre de remerciement, n'attendez pas pour faire savoir à votre donateur que vous avez bien reçu son don et envoyez-lui son reçu fiscal.

Ce qui prime avant tout, c'est de respecter au mieux le choix des donateurs. Et ce n'est pas toujours facile.

Certains veulent un reçu fiscal après chaque don, d'autres une fois par an ; par e-mail pour certains et par courrier pour d'autres. Et il y a ceux qui ne veulent pas de reçu fiscal du tout... Sans oublier les donateurs qui vous appelleront car ils n'ont pas reçu ou perdu leur reçu fiscal et qui vous demanderont un duplicata. Tout cela dans un format imposé par la règlementation fiscale avec l'obligation de pouvoir justifier des reçus fiscaux que vous avez émis, en cas de contrôle par l'administration.

Prendre en compte tous les cas particuliers peut vite devenir une usine à gaz !

Alors, pour que cette tâche administrative devienne simple comme un clic, assurez-vous d'avoir un outil de gestion de base de données offrant le plus large choix possible pour la production des reçus fiscaux.

La présence d'une bibliothèque de modèles permettant d'accompagner votre reçu d'une petite lettre adaptée au projet que votre donateur a soutenu, ou pour remercier plus particulièrement un grand donateur ou un nouveau donateur, sera une aide appréciable.

Et tous ces détails ne doivent pas faire oublier l'essentiel : envoyer les reçus fiscaux annuels bien avant la date butoir des déclarations de revenus imposée par l'administration fiscale...

Truc et astuces pour assurer vos données et suivre méthodiquement leur parcours.

- livrer le fichier d'adresses sous un format protégé par un mot de passe (ZIP, EXCEL, etc..).
- fournir le mot de passe dans un email séparé.
- changer le mot de passe, idéalement à chaque nouvelle extraction du fichier, en tout cas très régulièrement.
- introduire des adresses-pièges (une personne dont le nom est déformé) dans le fichier.
- en mettre au moins cinq à dix selon la taille du fichier livré.
- rendre les adresses-pièges "spécifiques" : à chaque fichier livré, les pièges sont changés (avec une déformation spécifique), rendant l'utilisation de l'adresse parfaitement identifiable
- avoir des adresses-pièges en entreprise.
- avoir des adresses-pièges dans différents départements.
- rendre vos adresses-pièges indétectables dans votre fichier.

Et surtout, faire savoir, que le fichier contient des pièges !


Votre système de gestion de bases de données doit vous permettre de retrouver facilement le fichier qui contient l'adresse piège que vous avez reçue. Vous saurez ainsi si l'utilisation de votre fichier est licite ou pas.

La gestion du don et du donateur au coeur de votre organisation ....

Le 14 octobre 2014, la conférence qu’a tenue Frédéric Beghi, dirigeant et associé de Topdata, sur la gestion du don et du donateur au cœur de votre organisation a permis d’évoquer les 1001 cas rencontrés dans la gestion des donateurs par les organisations, comme :

- les dons avec cotisation
- la gestion des reçus fiscaux
- le suivi personnalisé des donateurs
- l'encaissement des dons et la ventilation
- les remises d'encaissement sur plusieurs banques
- l'interface avec la comptabilité
- l'historisation des contacts avec les membres
- le prélèvement SEPA
- les dons par internet...

Il y a présenté le parcours du don et du donateur, au cœur de la solution de gestion de base de données évolutive Topdon, qui a déjà accompagné la croissance d'associations passant, en quelques années, de quelques centaines de donateurs à près de… deux millions de sympathisants !

Le don récurrent par carte bancaire

Toutes les associations qui ont mis en place les prélèvements automatiques pour leur collecte en ont vu les effets incroyablement positifs : au fil des années, un cœur de donateurs fidélisés qui monte, qui monte… et un coût de collecte qui baisse, qui baisse...

Aujourd’hui, l’équivalent existe pour la collecte de don sur internet : c’est le don régulier par carte bancaire.

D'un simple clic, sur votre page internet de collecte, votre donateur choisit la périodicité et le montant du don qu'il souhaite voir régulièrement prélevé sur sa carte. Ce montant sera ensuite versé sur le compte de votre association jusqu'à expiration de la date de validité de la carte bancaire.

C’est un outil de collecte d’une efficacité remarquable, capable de booster votre collecte de dons sur internet. A condition d’être capable de gérer facilement ces dons récurrents dans votre base de données.

Alors, aujourd’hui, pas d’hésitation ! Equipez-vous d’une solution de gestion qui intègre les dons réguliers par carte bancaire.

Partez à la conquête de vos donateurs réguliers sur internet et laissez Topdon gérer l’intendance…